Ett andra tag i Tidplanen

Trots den mängd tid som jag lagt ner på det första försöket att skriva projektplan kändes den ändå inte riktigt bra. Jag var relativt nöjd med innehållet av text såväl som uppskattade tider. Jag insåg att jag inte kunde gissa särskilt mycket bättre hur lång tid de olika momenten skulle ta, eller vilka moment som krävdes och vad de skulle innebära. En andra gissning är inte bättre än en första, utan dessa skulle få uppdateras med tiden, som följd av fler insikter. Däremot pekade Marianne ut något mycket viktigt, att jag helt hade missat en veckoplanering! Slarvigt! Dessutom kände jag mig själv inte riktigt nöjd med framförningen. Jag hade tänkt mig ha en tabell för projektplan och en för genomförande (progress tracking), men insåg snart att det trots dess professionella nivå bara skulle bli krångligt att hela tiden ha två tabeller. Jag kom på att jag kunde slå dem samman till en och samma tabell, för Projektplan och genomföring. Den skulle vara tidspecifik såväl för uppskattad arbetstid såväl som genomförande och skulle därför tillåta snabb jämförelse mellan ursprunglig plan, aktuell plan och framgång.

Följande stycke är troligen mindre intressant; en mer teknisk och detaljrik beskrivning av excel utmaningar (behöver inte att läsas för sammanhangets skull).
Jag bestämde mig vilka data som var mest relevanta och intressanta och ville ha tabeller även för dessa detaljer. Jag började först skapa tabeller för varje enskilt delprojekt för att man skulle kunna få en visuell överblick över hur de olika delarna går. Snart insåg jag att om jag skulle lyckas skapa alla dessa tabeller skulle de bli för många i alla fall och göra mer skada en nytta. för att tabeller skall göra data mer lättillgänglig måste de utstråla enkelhet. Med Google vid min sida fann jag lösningen ”Select and Show one Chart from many” Källa här – en tabell där data ändras genom val i en rullgardinsmeny. Jag försökte förstå mig på formlerna och anpassa dem till mitt sk Spreadsheet (dvs Exceldokument). Jag insåg efter ett antal misslyckanden att jag kanske behövde översätta formeln till svenska för att den skulle fungera. IF() funktionen skulle behöva döpas om till OM() och INDIRECT() till INDIREKT() Källa här. Trots dessa och andra försök att lösa problemet lyckades jag och i det ögonblick jag insåg hur frustrerad jag började bli lade jag det åt sidan och beslöt att det var bättre att ta itu med då jag lugnat mig. Jag valde att envisas trots den tid det tycktes kräva för en så liten poäng just för att jag såg detta som en del av processen, och mina utveecklade excel-kunskaper som ett delmål i mitt projekt. Idag när jag återvände till problemet fick jag slutligen en snilleblixt! Jag skulle göra en helt vanlig tabell, länkad till en källdata som ändrades, endast med IF() funktionen, beroende på valet i en ensamstående rullgardinsmeny! Snabbt lyckades jag lära mig om rullgardinsmenyer, Källa här, och skapa en sådan med mina 24 kategorier. jag testade först med en IF () funktion med djup 3, (dvs, 3 olika OM logiker i varandra. OM logiker låter en Cell anta olika värden beroende på OM något finns eller inte finns i en annan cell.) Det gick perfekt som jag tänkt mig. Jag skrev därefter ett makro som hjälpte mig skapa den 24 nivå djupa IF funktionen men Excel tillät mig inte att infoga denna funktion, påstod att det fanns ett fel men vägrade medge varför. Jag visste att det inte var ett sk ”typo” då ett makro hade skrivit åt mig, och insåg att Excel bara kunde hantera visst djup. Max visade sig vara 8. Jag delade då upp min funktion i tre delar, tre celler, varpå cell 2 tog över när cell 1 nådde max och producerade en bokstav. Cell 3 tog över när cell 2 nådde max och producerade bokstav. En fjärde cell programmerade jag att avläsa den av cellerna som inte var en bokstav. Jag kopierade funktionerna över respektive celler och skapade 2 separata tabeller, en för genomförande som mäts i %, och en för arbete (ursprungligen samt aktuellt uppskattat, genomfört samt uppskattat arbete framför mig) som mäts i timmar. Det kändes fel att jämföra timmar totalt arbete med % genomfört på samma skala.

Jag delade in arbetet i veckor, i genomsnitt 7 timmar arbete per vecka, med viss ändring för att omfånga hela områden inom samma veckor, fram till jul. Inget arbete planerat under jul eller sportlov, lov är ju lov. Under vecka 2 och 3 ägnar jag all tid åt att testa och skapa själva konstruktionen, troligen det mest spännande momentet! De planerade veckornas pass ”fläckade” jag för att skilja dem från de genomförda. Orsaken till att projektet planeras att slutföras så fort är för att säkra mig själv med en form av framförhållning. Jag vet att problem kommer dyka upp, men jag vet inte nödvändigtvis var eller när, därför kan det inte exakt synas i tidplanen utan resulterar istället i att Projektet till synes är färdigt i februari. Jag använder denna metod med reservering för ändringar i tidplanen, då jag finner den ett bättre än alternativa lösningar så som buffertar i tidplanen, då jag inte ens kan räkna med att de oväntade trösklarna är jämnt utspridda.

Slutligen ändrade jag vissa uppskattningar som uppdatering från tidigare tidplan. All rapportering och alla Excelexperiment inräknat tog den nya tidplanen 20 och inte 10 (ursprunglig uppskattning) timmar att konstruera. Jag är nöjd med resultatet! Nu kan man enkelt få en överblick över planen och hur det har gått. Jag kan dessutom relativt enkelt uppdatera plan och aktuellt genomfört arbete (med hjälp av funktionerna radera/lägg till kolumn).

Annonser

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s